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如何开展企业档案工作?

2020-05-28 热度:655 ℃

企业是一个国家的发展动力,企业档案也将是记录国家经济发展历史的重要证据。行业标准《企业档案工作规范》对如何开展企业档案工作给出了非常详细的指导方案。


是企业档案人员需要重点了解的标准之一。而且这个标准有一个非常大的优点——全面。全面列举了一个单位的档案类别及内容;全面列举了单位、档案部门、档案人员、业务部门或项目组分管档案工作人员的职责;全面列举了各类档案的整理方法;提供了档案工作中常用的一些表格样式。可以说,非企业的档案人员也值得读一读此标准。


这个标准从总体原则、企业、档案人员、工作制度建设、档案管理、信息化工作、档案保管这几个方面就一个企业该如何开展档案工作进行了说明。


首先,开展企业档案工作要坚持统一领导、统一管理、统一制度标准的原则。其次,要建立企业档案工作体系。


简单说就是要求企业有领导专门分管档案工作,有专兼职的档案人员,各部门、各项目组有人负责文件收集整理归档工作。


体系结构可参考下图:

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有了组织体系,接下来就是制定规章以明确各主体的职责和档案整理方法。


制订规章时要考虑企业、企业各业务部门、企业档案部门、档案人员应分别承担什么职责


这些都需要由档案人员思考、编制、上报并最终成为公司或部门的管理文件。


涉及企业层面的规定要考虑为档案工作发展提供人财物支持,有相关绩效管理要求,构建完善的组织体系。


涉及业务部门的规定主要考虑文件质量要求及档案整理、归档工作要求。


涉及档案部门的规定主要对档案的鉴定、整理、保管、统计、利用、移交工作及档案人员职业技能、档案应急等提出要求。


其中整理工作主要涉及档案分类方案、归档范围和保管期限、整理著录规则等方面。


主要内容可参考下图。

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除明确档案分类、保管期限、归档范围、整理方法外,还要明确各类档案的归档时间、整理工作分工,移交要求。


移交时档案人员要认真检查并签订移交清册。

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提供利用时要注意进行登记。

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并对档案利用情况进行统计。


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库房管理依旧是从防火、防水、防紫外线、防潮、防虫、防有害气体、防盗、防尘、防光等方面入手。


日常注意进行温湿度登记。


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档案鉴定销毁的关键是鉴定、销毁程序要明确,文件生成部门人员、档案部门人员、相关领导要参与其中并签字。

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文章来源:https://mp.weixin.qq.com/s/tRm2pjVYt1Qwz_bf1ILlSQ


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